File này giúp giải quyết vấn đề gì?

Các chức năng chính

• Danh mục dùng chung: quản lý danh sách nhân sự, email, đơn vị/phòng ban, chức vụ, lãnh đạo, loại văn bản, mức độ văn bản và trạng thái công việc. Các dữ liệu này được dùng làm dropdown để hạn chế nhập sai.
• Quản lý văn bản đến: lưu ngày đến, số/ký hiệu, ngày văn bản, đơn vị gửi, loại văn bản, trích yếu, mức độ, lãnh đạo chỉ đạo, đơn vị xử lý, hạn xử lý, file văn bản và ghi chú.
• Tự động tạo mã văn bản: hệ thống tự sinh STT và mã văn bản, người dùng không cần nhập thủ công.
• Liên kết văn bản với công việc: một văn bản có thể phát sinh nhiều công việc. File tự đếm số công việc liên quan và tự tổng hợp tình trạng xử lý của văn bản.
• Quản lý công việc: tạo công việc theo từng văn bản, nhập nội dung xử lý, người chủ trì, người phối hợp, ngày giao, hạn hoàn thành, trạng thái, phần trăm tiến độ, kết quả xử lý, file kết quả và ghi chú.
• Phân công nhiều người: mỗi công việc có thể có 1 người chủ trì và tối đa 2 người phối hợp, giúp việc giao nhiệm vụ rõ ràng hơn.
• Cảnh báo deadline: file tự xác định công việc bình thường, sắp đến hạn, quá hạn hoặc hoàn thành dựa trên hạn xử lý và trạng thái công việc.
• Lịch công việc: xem công việc theo dạng lịch tháng, lọc theo tháng, năm, nhân sự, trạng thái và từ khóa. Công việc được hiển thị trực tiếp tại ngày đến hạn.
• Kanban công việc: theo dõi công việc theo các nhóm Tạm dừng, Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Sắp đến hạn và Hoàn thành. Mỗi thẻ Kanban hiển thị thông tin quan trọng như mã công việc, văn bản liên quan, người phụ trách, hạn hoàn thành và cảnh báo.
• Gantt công việc: xem tiến độ công việc theo biểu đồ Gantt 2 tháng liên tiếp, giúp quản lý dễ nhìn thời gian thực hiện, trạng thái và tiến độ từng nhiệm vụ.
• Gửi email nhắc việc: hỗ trợ danh sách preview email cho các công việc sắp đến hạn. Nếu một người có nhiều công việc, file có thể gom thành một email tổng hợp. Tính năng gửi email hoạt động sau khi cài và cấp quyền Apps Script.
• Tra cứu văn bản: tìm kiếm văn bản theo ngày, số/ký hiệu, đơn vị gửi, loại văn bản, từ khóa trích yếu, lãnh đạo, đơn vị xử lý và tình trạng. Kết quả tra cứu có kèm biểu đồ tổng hợp theo dữ liệu lọc.
• Báo cáo quản trị: dashboard tổng hợp số lượng văn bản, tổng công việc, đang xử lý, hoàn thành, sắp đến hạn, quá hạn và tỷ lệ hoàn thành.
• Biểu đồ trực quan: có các biểu đồ như xu hướng văn bản theo tháng, cơ cấu công việc theo trạng thái, công việc theo đơn vị xử lý, công việc theo người phụ trách, văn bản theo mức độ và quá hạn theo tháng.
• Danh sách công việc cần chú ý: tự tổng hợp các công việc quá hạn và sắp đến hạn để người quản lý ưu tiên xử lý.
• Hướng dẫn sử dụng trong file: có tab hướng dẫn trực tiếp, giải thích ký hiệu, quy trình sử dụng, lưu ý nhập liệu, email Apps Script, FAQ và quy trình vận hành hằng ngày.

Quy trình sử dụng đơn giản

File được thiết kế theo luồng:

Giá trị mang lại

Phù hợp với ai?

Kết luận