GOOGLE SHEET – Quản lý Hợp đồng & Theo dõi Phát sinh

GOOGLE SHEET – Quản lý Hợp đồng & Theo dõi Phát sinh là file giúp cá nhân, doanh nghiệp, phòng ban hoặc đơn vị nội bộ quản lý hợp đồng tập trung, theo dõi thời hạn, thanh toán, phát sinh và báo cáo tổng quan ngay trong Google Sheet.

File phù hợp với những đơn vị đang quản lý hợp đồng bằng nhiều file rời rạc, nhiều thư mục hoặc nhiều người giữ riêng, dẫn đến khó tra cứu, dễ quên deadline và khó nắm được tình hình thanh toán.

File này giúp giải quyết vấn đề gì?

Trong quá trình quản lý hợp đồng, người dùng thường gặp các vấn đề như khó biết hợp đồng nào sắp hết hạn, hợp đồng nào còn phải thu, còn phải trả, ai đang phụ trách, phát sinh nào chưa xử lý và tổng quan tình hình hợp đồng hiện tại ra sao.

File Google Sheet này giúp gom dữ liệu hợp đồng, đối tác, phát sinh, thanh toán, lịch xử lý, cảnh báo và báo cáo vào một nơi, giúp việc quản lý rõ ràng và dễ kiểm soát hơn.

Các chức năng chính

Quản lý hợp đồng tập trung: lưu thông tin mã hợp đồng, tên hợp đồng, đối tác, loại hợp đồng, thời hạn, giá trị, trạng thái và người phụ trách.

Quản lý đối tác: lưu thông tin khách hàng, nhà cung cấp, người liên hệ, mã số thuế, số điện thoại, email và người phụ trách.

Theo dõi thời hạn hợp đồng: tự tính số ngày còn lại và cảnh báo theo các trạng thái như Bình thường, Theo dõi, Sắp đến hạn, Khẩn hoặc Quá hạn.

Theo dõi thanh toán: tự tính tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại.

Quản lý phải thu và phải trả: phân biệt rõ khoản nào đối tác cần thanh toán cho mình và khoản nào đơn vị cần thanh toán cho đối tác.

Theo dõi phát sinh theo hợp đồng: một hợp đồng có thể có nhiều lần thanh toán, nghiệm thu, phụ lục, gia hạn hoặc công việc phát sinh khác. Tất cả được gắn với đúng hợp đồng để dễ tra lại lịch sử.

Phân công người phụ trách: mỗi đối tác, hợp đồng và phát sinh đều có thể gắn người chịu trách nhiệm, giúp quản lý biết việc đang thuộc về ai.

Lịch hợp đồng tự động: hiển thị ngày hết hạn, hạn xử lý và các sự kiện quan trọng theo lịch tháng, giúp người dùng nhìn nhanh những việc cần xử lý trong tháng.

Kanban theo trạng thái: theo dõi hợp đồng theo các nhóm như Mới tiếp nhận, Đang thực hiện, Cần xử lý và Hoàn thành.

Tra cứu hợp đồng nhanh: lọc theo từ khóa, trạng thái, loại hợp đồng, đối tác, cảnh báo hoặc người phụ trách.

Báo cáo quản trị: có bộ lọc theo năm, trạng thái, loại hợp đồng, phòng ban, người phụ trách và đối tác.

KPI tổng quan: xem nhanh tổng số hợp đồng, hợp đồng cần ưu tiên, phải thu chưa xử lý và phải trả chưa xử lý.

Biểu đồ trực quan: theo dõi cơ cấu hợp đồng theo trạng thái, giá trị theo nhóm, phòng ban, loại hợp đồng, mức cảnh báo, dòng tiền và hợp đồng sắp hết hạn.

Danh sách cần ưu tiên: tự gom các hợp đồng đang sắp đến hạn, khẩn hoặc quá hạn để người dùng biết việc nào cần xử lý trước.

Tự động hóa mã và công thức: các thông tin như mã đối tác, mã phát sinh, tổng giá trị, đã thanh toán, còn lại, số ngày còn lại và cảnh báo được tự động tính.

Dropdown và xác thực dữ liệu: hạn chế nhập sai ngày, số điện thoại, email, trạng thái, người phụ trách và danh mục.

Bảo vệ công thức: các cột tự động và vùng kỹ thuật được bảo vệ để hạn chế sửa nhầm, giúp file vận hành ổn định hơn.

Quy trình sử dụng đơn giản

Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu chính ở các phần đối tác, hợp đồng và phát sinh. Sau đó, file sẽ tự động tính toán thanh toán, công nợ, số ngày còn lại, cảnh báo, lịch hợp đồng, Kanban và báo cáo.

Nhờ đó, người quản lý không cần tổng hợp thủ công từ nhiều file khác nhau mà vẫn có thể xem nhanh tình hình hợp đồng ngay trong Google Sheet.

Giá trị mang lại

File Google Sheet này giúp đơn vị:

Quản lý toàn bộ hợp đồng tập trung hơn.

Theo dõi thời hạn và hạn chế quên ngày hết hạn.

Nắm rõ số tiền đã thanh toán, còn phải thu và còn phải trả.

Theo dõi phát sinh của từng hợp đồng dễ dàng hơn.

Biết rõ hợp đồng hoặc phát sinh đang do ai phụ trách.

Tra cứu nhanh khi cần tìm thông tin hợp đồng.

Xem báo cáo tổng quan bằng KPI, biểu đồ, lịch và Kanban.

Giảm sai sót nhờ công thức tự động, dropdown và xác thực dữ liệu.

Phù hợp với ai?

Sản phẩm phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh, bộ phận mua hàng, đơn vị dịch vụ hoặc cá nhân đang cần quản lý nhiều hợp đồng và các phát sinh liên quan.

Kết luận

GOOGLE SHEET – Quản lý Hợp đồng & Theo dõi Phát sinh là công cụ phù hợp cho những ai muốn quản lý hợp đồng rõ ràng, dễ tra cứu và dễ theo dõi hơn.

Chỉ trong một file Google Sheet, người dùng có thể quản lý hợp đồng, đối tác, thanh toán, phát sinh, deadline, lịch xử lý, Kanban và báo cáo tổng quan mà không cần dùng nhiều file rời rạc.

Bản quyền thuộc Tạp Hóa Sheet. Nghiêm cấm mua, chia sẻ hoặc sử dụng lại sản phẩm với mục đích thương mại dưới mọi hình thức.